Ahir va fer tres mesos que treballo de Tècnic d’Arxiu als Jutjats de Lleida, a través de l’empresa “Magma Cultura”. Tota una experiència.
Evidentment no puc comentar res del que passa per les meves mans, perquè l’Ètica i les normes relatives a allò que en diuen “descubrimiento y revelación de secretos” m’ho impedeix. D’altra banda, la meva feina és molt concreta i no inclou mirar ni escodrinyar els expedients més enllà de l’imprescindible per a un correcte inventariat d’aquests. Així doncs, si algú espera comentaris “suculents”, pot deixar de llegir ara mateix.
Al meu entendre, en qualsevol feina hi ha uns pilars fonamentals que converteixen un bon lloc de treball en un infern i a l’inrevés: Que t’agradi la feina que fas, un sou i condicions de treball dignes, i un bon ambient laboral.
Jo he estat afortunat perquè m’agrada la feina que faig, el sou és “correcte” (tot i que podria ser més “correcte”) i els companys de treball són d’una qualitat humana excepcional.
Les expectatives indiquen que hi podria estar uns quants mesos més però sigui com sigui, penso continuar implicant-m’hi al màxim (com sempre faig) sense pensar si el meu lloc de treball té data de caducitat, cal gaudir de les coses en el moment que passen sense pensar en hipotètics problemes futurs que potser no esdevindran mai.
El “parón” que necessitava per fer un trencament abans de trobar feina, ha durat poc. D’aquí a cinc dies començo a treballar en un altre lloc, fent tasques completament relacionades amb el que he estudiat i practicat… una joia.
A finals del mes passat, després d’enviar un currículum a una empresa que proveeix de professionals a altres empreses, vaig anar a Barcelona a fer una entrevista de treball.
No n’he fet gaires d’entrevistes de treball però m’hi sento còmode fent-les. Crec que el secret és ser transparent i no tenir una excessiva necessitat (cosa ben difícil avui dia). És ben cert que el tarannà de l’entrevistadora va ajudar molt i molt al bon desenvolupament de la reunió. Així, a primera vista, una bona persona, també transparent i disposada a tenir-me en compte.
Bé, la qüestió és que una setmana després em van confirmar que, si volia, la feina era meva. I volia, i tant que volia! Treballar de Tècnic d’Arxiu als Jutjats de Lleida, quatre mesos després d’acabar el Grau d’Informació i Documentació amb l’optativitat de Gestió de Serveis d’Informació és una oportunitat a la qual no tothom pot accedir.
Ara toca incorporar-me i ajudar a fer que tot rutlli el millor possible, aportant el que pugui per millorar el servei i també gaudir d’una mica d’estabilitat laboral.
Avui ha estat el meu darrer dia de vacances, les he gaudit de valent atenent assumptes que havia deixat de banda per manca de temps, petites feines domèstiques, lectura de texts, condicionar la terrassa i les plantes… petites coses.
Avui finalitza també la relació laboral amb l’empresa que em va contractar ara fa deu mesos. Ha estat una relació interessant, en la qual he pogut aportar (crec) més del que m’era exigible, i profitosa per ambdues bandes. Les relacions amb els companys han estat les habituals en totes les empreses (suposo), però la relació amb el Director General ha estat excepcional. Una de les millors coses d’aquesta feina ha estat conèixer el Ricard Purroy i treballar amb ell i per a ell. Bona persona i gran professional al qual he d’agrair l’oportunitat que em va donar.
Les raons per marxar abans que s’acabés el contracte quedaran en l’àmbit privat. Només vull dir que ha estat per desavinences amb l’empresa en general, tot i que no amb els companys ni els directius.
També és cert que volia ampliar horitzons, treballar més “de lo meu”, en una empresa més gran on els documents no siguin simples proves d’una relació comercial, on poder aplicar els meus coneixements a fons, amb col·legues de departament que apreciïn les sèries documentals i els expedients, on poder repensar els mètodes i eines de comunicació i documentació per a aportar valor afegit al conjunt de l’organització… resumint, un lloc on fer de documentalista.
Ara, doncs, comença l’inici que deia al títol, és a dir, comença la cerca d’una nova feina que satisfaci les meves aspiracions i necessitats, i en la que pugui aportar el meu granet de sorra. És per això, aquests dies, he estat actualitzant el currículum i “movent” les xarxes amb la finalitat de tornar a sortir al mercat laboral. No tinc pressa per fer-ho i m’agafaré un breu lapse temporal de desconnexió, ja que vull fer un petit “reset” amb autocrítica inclosa que em permeti analitzar algunes de les tasques realitzades.
Veurem que passa a partir d’ara perquè hom no sap mai què ens oferirà el destí.
Aquest post podria considerar-se una segona part del post anterior, perquè quan ja hem tret l’entrellat dels processos, seria recomanable fer un manual de procediments, o com es diu en anglès, un Standard Operating Procedure (SOP).
Un SOP és “un conjunt d’instruccions, pas a pas, compilades per una organització per a ajudar els treballadors a realitzar operacions rutinàries complexes”.
El que es busca és eficiència, qualitat, uniformitat, disminució de les errades i normalització. Tot això, evidentment, no es fa perquè sí, es fa per reduir despeses (relacionades amb els diferents factors) o per incrementar beneficis augmentant la productivitat.
És ben cert que no és obligatori fer un manual de procediments, com tampoc ho és modelar els processos, però també és cert que ajuda molt a saber on són les fugues de l’empresa. Si en un procés determinat es consumeix més temps, mà d’obra, energia o matèria primera del necessari, s’està perdent diners.
Els SOP són documents estructurats i amb poques variacions, el seu format dependrà del sector i el seu suport dependrà de la política documental de l’empresa. El sentit comú aconsella que siguin documents vius i per tant seria millor que s’elaboressin en suport digital, amb la finalitat d’anar modificant el que calgui a mesura que les circumstàncies vagin canviant.
Com en el post anterior, només parlaré de la meva experiència personal, ja que hi ha molta gent experta en el tema, i a Internet es poden trobar bones i nombroses plantilles i excel·lents articles.
Cal advertir però, que en l’empresa on treballo no es va arribar a implementar cap més mesura que la del modelatge de processos. Per raons que no vénen al cas, ens vàrem aturar en aquell pas. No obstant ja havia estat preparant uns esborranys i algun prezi, així doncs exposaré el que vaig fer per si fos d’ajuda per a algú.
Un cop modelats els processos, el següent pas va ser buscar programari que m’ajudés en la tasca. Els requisits eren: que fos open source, gratuït i fàcil d’operar… No vaig saber trobar res.
Com que no volia utilitzar programari privatiu, vaig cercar plantilles lliures per a adaptar-les a les nostres necessitats. Val a dir que hi ha molt material de bona qualitat generat en països de l’Amèrica del Sud, però una molt bona font de recursos la vaig trobar a “iso9001calidad.com“. No he sabut esbrinar de qui depèn, només sé que el nom l’ha registrat algú de Múrcia i que està allotjat a “http://dinahosting.com/”. En tot cas, val la pena visitar-la i explorar els recursos que hi ha.
Així doncs vaig triar una plantilla senzilla (“lo bueno, si breve, dos veces bueno”) amb els següents ítems: títol, departament, data, lloc per a la signatura d’aprovació, objectiu, procediment pas a pas (incloent-hi el disseny BPMN) i observacions, i en vaig fer alguns esborranys adreçats a Direcció.
Com he dit abans, no es va arribar a portar a terme, però va ser una bona experiència d’entrenament per a futures accions, siguin en aquesta empresa o en una altra.
Ara que estic de vacances i en un moment de transició laboral, tinc temps de reflexionar sobre un tema que m’ha ocupat i preocupat durant els primers mesos de treball a l’empresa Adescare, S.A., la documentació dels processos.
Hauré de començar definint que és un procés productiu i la Viquipèdia sembla un bon referent. Diu l’enciclopèdia global que un procés productiu (o cadena productiva) és “el conjunto de operaciones planificadas de transformación de unos determinados factores o insumos en bienes o servicios mediante la aplicación de un procedimiento tecnológico”. Aquesta cadena consta d’etapes consecutives integrades que acaben en el consum final.
Abans d’esmerçar esforços en qualsevol nova tasca (com és la de documentar un procés productiu) cal estar segur que ens reportarà beneficis, perquè si no és així, no cal dedicar-hi temps (temps = diners).
Amb una mica d’abstracció podem visualitzar mentalment cada procés com un camí a recórrer, amb un inici i un final, amb poques o moltes estacions intermèdies i amb alguna parada. Els factors productius hauran de seguir la ruta marcada per a arribar a la consecució del producte o servei final. De nosaltres dependrà que aquest camí sigui el més curt i directe possible, perquè com més llarg sigui, més temps emprarem en recórrer-lo i, ja sabem que el temps val diners.
A banda de reduir costos, aquest “mapa de ruta” ens ha de servir per a unificar criteris, monitorar l’estat de la producció en un punt determinat o inclús de manual d’instruccions per als nous col·laboradors.
Així doncs, ara que sabem que, possiblement, necessitem documentar els processos amb la finalitat d’optimitzar-los, la pregunta és: com ho fem?
Documentar un procés productiu pot ser tan senzill com escriure una llista de passos a seguir en un documents de text o tan complicat com elaborar un gràfic emprant llenguatge BPMN. Ambdues opcions poden ser efectives i només dependrà de la complexitat del procés. Si assumim una certa complexitat, la meva tria personal és emprar gràfics BPMN perquè és un llenguatge normalitzat i internacional.
Com sigui que hi ha molta literatura de qualitat al respecte, no m’estendré en explicacions que es poden trobar en altres llocs i d’autors reconeguts, i em centraré en com ho vaig fer i quin profit en vaig treure.
Així doncs, entre les tasques que he anat desenvolupant a l’empresa on treballo, hi havia la de documentar els processos amb la finalitat d’estandarditzar-los i optimitzar-los.
El projecte de (re)disseny va començar amb una estimació del temps necessari per a llur desenvolupament. Un cronograma sempre ajuda a establir els tempos, encara que sigui de forma provisional. En aquest cas vaig utilitzar el programari opensource “Ganttproject” disponible a: https://www.ganttproject.biz/.
(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)
Seguint l’esmentat cronograma, el primer pas va consistir en una recollida de dades seguint una metodologia qualitativa, que em va servir per a conèixer tots els detalls dels processos: qui fa què, com ho fa, quan ho fa, per què ho fa, qui és el destinatari de la tasca, etc., per tant, un cop acabada aquesta tasca, ja es podia identificar i analitzar els documents, els fluxos documentals, els responsables o productors i els destinataris.
A l’hora de triar l’eina de modelatge, vaig optar per “Camunda Modeler”, un altre programari opensource disponible per qualsevol distribució GNU/Linux, i que es pot trobar aquí: https://camunda.com/download/.
Una mostra dels resultats del modelatge un cop optimitzats els processos són els següents:
(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)
En vermell i verd hi ha les modificacions que vaig creure oportú proposar i que contemplaven passos inexistents però imprescindibles o n’escurçaven d’altres, i també algun subprocés que enllaçava amb altres processos.
A banda de la satisfacció personal per una feina reconeguda com a ben feta, el modelatge dels processos va ajudar a detectar algunes mancances i anomalies que “allargaven” excessivament la “ruta” i que, en alguns casos, derivaven en vendes perdudes per haver estat servides fora del termini fixat. Justament, aquests terminis tan curts establerts pel comprador, van ser l’origen de la necessitat d’analitzar els processos, ja que calia saber per què es perdien les vendes, on hi havia les aturades que entretenien les comandes entre 24 i 48 hores, fent que no arribessin en la data prevista, qui era el responsable i, sobretot, com es podia solucionar.
Van ser uns mesos intensos, plens d’entrevistes i observacions, molta documentació consultada i també generada, i algunes discussions, que van acabar amb amplis consensos i alguna mesura draconiana, amb la finalitat de reconduir maneres de fer que no eren les òptimes per al bon funcionament de l’empresa.
M’he adonat que, si la salut acompanya, és jove qui vol ser jove.
El meu estimat sogre té 85 anys, una salut raonablement bona, ganes de fer coses, de gaudir de la vida i de fer-ho amb la família, amics, companys i veïns.
No sé com era abans però, fa 35 anys que el conec i (quasi) sempre ha sigut així.
Avui hem anat al poble, m’ha ensenyat el nou motocultor que s’ha auto regalat aprofitant uns diners imprevistos, m’ha explicat els seus plans de futur per a l’hort que cultiva, hem mirat uns vídeos de youtube relacionats amb la nova “mula” i els seus accessoris, i hem xerrat de lo humà i lo diví… incloent-hi les nostres opinions polítiques en les quals no acabem de coincidir. És una joia de sogre, tant de bo en pugui gaudir molts i molts anys.
En menys de 30 dies hauré de prendre decisions que m’afectaran en l’àmbit laboral, ho veig a venir.
Estic més a prop de la cruïlla que vaig veure el mes passat, ara tot es veu una mica més clar. Aquell trencall recte que portava a la continuïtat, ara sembla aturar-se una mica més enllà, concretament a l’atur. No és segur però…
De moment i només per prevenir, ja he començat a moure fitxa, he actualitzat el CV i l’he fet arribar a uns amics per si em poden aconsellar amb el contingut, el format, colors, etc. Les opinions dels altres són molt importants perquè veuen coses que nosaltres no veiem. Les respostes han estat positives, el meu CV els ha agradat i creuen que, en cas de cercar feina, tindria possibilitats reals d’aconseguir-ne.
També he començat a explorar de lluny l’altre trencall, aquell que fa una mica de corba i no permet veure que hi ha més enllà. He preguntat i m’he informat, així, quan arribi el moment estaré una mica més preparat.
En aquest cas, les expectatives no són clares perquè els resultats depenen de les decisions que prenguin terceres persones, per tant no hi ha res segur, és més aviat com una quiniela, si la “conjunció astral” és favorable, aconseguiré els meus objectius.
Sembla que al meu camí, a l’horitzó, hi veig una cruïlla. Potser d’aquí a uns mesos em toqui escollir quin trencall agafo. Un trencall és recte i porta a la continuïtat, l’altre fa una mica de corba i no em deixa veure que hi ha més enllà.
La por al desconegut va lligada a la naturalesa humana, si més no això diuen. La por a equivocar-se fa que molts cops parem i inclús retrocedim perquè els riscos ens fan por…, i com més vells, més.
Ara mateix continuo caminant sense perdre de vista la cruïlla i començant a valorar què faré quan hi arribi, això sí, sense preocupar-me massa, no cal guarir la ferida abans que es produeixi.
Avui és el DIA. Ja tinc el certificat provisional que supleix el meu flamant títol de Graduat en Informació i Documentació per la Universitat Oberta de Catalunya. Aquella aventura que va començar l’any 2010, ha acabat aquest semestre amb un èxit total. Tinc un bon expedient acadèmic farcit d’excel·lents i notables, i embellit amb alguna matrícula d’honor.
És evident que el Títol de Graduat l’he aconseguit amb esforç personal, dedicació i la inversió de moltíssimes hores que hagués pogut dedicar a altres coses, però també és cert que no l’he aconseguit tot sol. Una collada de gent m’ha ajudat de diverses maneres, sigui donant-me suport o docència, així doncs crec necessari fer-ho constar perquè “qui no és agraït, és un malparit” (equivalent en català del “es de bien nacido, ser agradecido“).
De ben segur la llista serà incompleta i algú es quedarà fora, vagin les meves disculpes per endavant.
El primer de la llista ha de ser per força el meu cunyat Jordi, que és qui em va animar insistentment a començar el Grau, després la meva família, Pilar, Anna i Lídia que han hagut de suportar un xic d’abandonament per un “bé major”, també els meus pares Maria i Josep (e.p.r) que amb gran alegria van veure com, finalment, el seu fill estudiava una carrera. No puc oblidar els amics Rafa i Lluís, sempre disposats a escoltar els meus “rollos”, i el LuisMi, que em va ajudar en alguna assignatura complicada. També algun company de carrera, especialment el Josep Maria Augé sense el qual potser hauria abandonat Estadística i Enginyeria del Programari.
Per acabar és necessari agrair la tasca del personal docent i no docent de la UOC, pel seu tracte humà, la docència i l’encoratjament continuat que m’han ofert.
Fora de l’apartat d’agraïments però dins del grup de responsables necessaris sense els quals hagués acabat el Grau l’any de la meva jubilació, hi ha la Junta de Govern del Col·legi Oficial d’Agents Comercials de Lleida de l’any 2016, l’any en el qual em van acomiadar de la feina, cosa que em va permetre gaudir d’uns fantàstics i profitosos vint-i-quatre mesos d’atur, durant els quals li vaig donar l’empenta final als meus estudis universitaris, així doncs… gràcies? Ja és ben cert que quan es tanca una porta…
Aquí acaba aquesta entrada, no us podeu imaginar les ganes que tenia de poder publicar-la!
Després d’aquesta en publicaré alguna altra amb caràcter retrospectiu perquè, sincerament, fins ara no he tingut temps.
La setmana passada va començar el curs A1.1 de llengua russa, he conegut els companys (nou) i hem fet les primeres classes. La Professora, Anna Logínova (Анна Василова Логинова), és encantadora i, sobretot, molt pacient. Crec que aprendré molt, tot i que no serà ràpid.
La llengua russa té moltes peculiaritats, començant per l’alfabet ciríl·lic. Hauré d’acostumar el cervell a interpretar els símbols. A més a més, els russos no escriuen amb lletra d’impremta, tot ho escriuen amb lletra lligada i, és clar, et pots trobar amb coses com aquesta:
Segur que una persona russa pot llegir-ho sense parpellejar, però un aprenent…
ACTUALITZACIÓ (febrer 2019): Mercès a les TIC i al que he après fins ara 😉 crec que aquí hi posa “Лишишься” (Лишишься), que vol dir “perdent”, sembla que vaig avançant amb el coneixement d’aquesta bonica i lògica llengua 🙂
