Aquests dies previs a la reincorporació, aprofito a fer una mica de neteja del disc dur del PC, perquè al llarg dels anys s’hi han multiplicat els fitxers duplicats.
No he sabut trobar cap programari amb interfície gràfica d’usuari que em satisfaci i he optat per fer la cerca mitjançant la, sempre útil, consola de comandaments. Una breu repassada a través de Google i ja he trobat el que necessito. Es diu “fdupes” i es pot trobar als repositoris de les diferents distribucions Linux.
Fdupes és un programa escrit per Adrián López i serveix per a escanejar directoris tot buscant fitxers duplicats, amb opcions per llistar-los i esborrar-los. Primer compara les mides dels fitxers i les seves signatures MD5, i després fa una verificació “byte-a-byte”.
Està escrit en llenguatge C i alliberat sota llicència MIT. (font: wikipedia).
Les opcions que faig servir són les següents:
-r –recurse: for every directory given follow subdirectories
encountered within
-S –size show size of duplicate files
-A –nohidden exclude hidden files from consideration
A més a més, amb la instrucció “> /home/kenneth/Escriptori/duplicats.txt”, redirigeixo el resultat a un fitxer de text per a poder revisar-lo posteriorment. També acostumo a posar un “&” al final, quan intueixo que el procés serà llarg. D’aquesta manera el poso en segon pla i puc continuar treballant.
Així doncs, la cosa quedaria així: “fdupes -r -S -A /home/kenneth/ > /home/kenneth/Escriptori/duplicats.txt &” o també així: “fdupes -rSA /home/kenneth/ > /home/kenneth/Escriptori/duplicats.txt &”.
Realment funciona molt bé i ràpid. Després ja toca anar revisant els duplicats i, si es vol, eliminar-los.
Aprofitant la impossibilitat de sortir al carrer, i que LinkedIn ha obert part de la seva formació, estic aprofitant per a adquirir coneixements i millorar alguna rutina.
Alguns cursos són més interessants que uns altres però tots tenen alguna cosa que pot ser útil.
Aquest post podria considerar-se una segona part del post anterior, perquè quan ja hem tret l’entrellat dels processos, seria recomanable fer un manual de procediments, o com es diu en anglès, un Standard Operating Procedure (SOP).
Un SOP és “un conjunt d’instruccions, pas a pas, compilades per una organització per a ajudar els treballadors a realitzar operacions rutinàries complexes”.
El que es busca és eficiència, qualitat, uniformitat, disminució de les errades i normalització. Tot això, evidentment, no es fa perquè sí, es fa per reduir despeses (relacionades amb els diferents factors) o per incrementar beneficis augmentant la productivitat.
És ben cert que no és obligatori fer un manual de procediments, com tampoc ho és modelar els processos, però també és cert que ajuda molt a saber on són les fugues de l’empresa. Si en un procés determinat es consumeix més temps, mà d’obra, energia o matèria primera del necessari, s’està perdent diners.
Els SOP són documents estructurats i amb poques variacions, el seu format dependrà del sector i el seu suport dependrà de la política documental de l’empresa. El sentit comú aconsella que siguin documents vius i per tant seria millor que s’elaboressin en suport digital, amb la finalitat d’anar modificant el que calgui a mesura que les circumstàncies vagin canviant.
Com en el post anterior, només parlaré de la meva experiència personal, ja que hi ha molta gent experta en el tema, i a Internet es poden trobar bones i nombroses plantilles i excel·lents articles.
Cal advertir però, que en l’empresa on treballo no es va arribar a implementar cap més mesura que la del modelatge de processos. Per raons que no vénen al cas, ens vàrem aturar en aquell pas. No obstant ja havia estat preparant uns esborranys i algun prezi, així doncs exposaré el que vaig fer per si fos d’ajuda per a algú.
Un cop modelats els processos, el següent pas va ser buscar programari que m’ajudés en la tasca. Els requisits eren: que fos open source, gratuït i fàcil d’operar… No vaig saber trobar res.
Com que no volia utilitzar programari privatiu, vaig cercar plantilles lliures per a adaptar-les a les nostres necessitats. Val a dir que hi ha molt material de bona qualitat generat en països de l’Amèrica del Sud, però una molt bona font de recursos la vaig trobar a “iso9001calidad.com“. No he sabut esbrinar de qui depèn, només sé que el nom l’ha registrat algú de Múrcia i que està allotjat a “http://dinahosting.com/”. En tot cas, val la pena visitar-la i explorar els recursos que hi ha.
Així doncs vaig triar una plantilla senzilla (“lo bueno, si breve, dos veces bueno”) amb els següents ítems: títol, departament, data, lloc per a la signatura d’aprovació, objectiu, procediment pas a pas (incloent-hi el disseny BPMN) i observacions, i en vaig fer alguns esborranys adreçats a Direcció.
Com he dit abans, no es va arribar a portar a terme, però va ser una bona experiència d’entrenament per a futures accions, siguin en aquesta empresa o en una altra.
Ara que estic de vacances i en un moment de transició laboral, tinc temps de reflexionar sobre un tema que m’ha ocupat i preocupat durant els primers mesos de treball a l’empresa Adescare, S.A., la documentació dels processos.
Hauré de començar definint que és un procés productiu i la Viquipèdia sembla un bon referent. Diu l’enciclopèdia global que un procés productiu (o cadena productiva) és “el conjunto de operaciones planificadas de transformación de unos determinados factores o insumos en bienes o servicios mediante la aplicación de un procedimiento tecnológico”. Aquesta cadena consta d’etapes consecutives integrades que acaben en el consum final.
Abans d’esmerçar esforços en qualsevol nova tasca (com és la de documentar un procés productiu) cal estar segur que ens reportarà beneficis, perquè si no és així, no cal dedicar-hi temps (temps = diners).
Amb una mica d’abstracció podem visualitzar mentalment cada procés com un camí a recórrer, amb un inici i un final, amb poques o moltes estacions intermèdies i amb alguna parada. Els factors productius hauran de seguir la ruta marcada per a arribar a la consecució del producte o servei final. De nosaltres dependrà que aquest camí sigui el més curt i directe possible, perquè com més llarg sigui, més temps emprarem en recórrer-lo i, ja sabem que el temps val diners.
A banda de reduir costos, aquest “mapa de ruta” ens ha de servir per a unificar criteris, monitorar l’estat de la producció en un punt determinat o inclús de manual d’instruccions per als nous col·laboradors.
Així doncs, ara que sabem que, possiblement, necessitem documentar els processos amb la finalitat d’optimitzar-los, la pregunta és: com ho fem?
Documentar un procés productiu pot ser tan senzill com escriure una llista de passos a seguir en un documents de text o tan complicat com elaborar un gràfic emprant llenguatge BPMN. Ambdues opcions poden ser efectives i només dependrà de la complexitat del procés. Si assumim una certa complexitat, la meva tria personal és emprar gràfics BPMN perquè és un llenguatge normalitzat i internacional.
Com sigui que hi ha molta literatura de qualitat al respecte, no m’estendré en explicacions que es poden trobar en altres llocs i d’autors reconeguts, i em centraré en com ho vaig fer i quin profit en vaig treure.
Així doncs, entre les tasques que he anat desenvolupant a l’empresa on treballo, hi havia la de documentar els processos amb la finalitat d’estandarditzar-los i optimitzar-los.
El projecte de (re)disseny va començar amb una estimació del temps necessari per a llur desenvolupament. Un cronograma sempre ajuda a establir els tempos, encara que sigui de forma provisional. En aquest cas vaig utilitzar el programari opensource “Ganttproject” disponible a: https://www.ganttproject.biz/.
(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)
Seguint l’esmentat cronograma, el primer pas va consistir en una recollida de dades seguint una metodologia qualitativa, que em va servir per a conèixer tots els detalls dels processos: qui fa què, com ho fa, quan ho fa, per què ho fa, qui és el destinatari de la tasca, etc., per tant, un cop acabada aquesta tasca, ja es podia identificar i analitzar els documents, els fluxos documentals, els responsables o productors i els destinataris.
A l’hora de triar l’eina de modelatge, vaig optar per “Camunda Modeler”, un altre programari opensource disponible per qualsevol distribució GNU/Linux, i que es pot trobar aquí: https://camunda.com/download/.
Una mostra dels resultats del modelatge un cop optimitzats els processos són els següents:
(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)(imatge de producció pròpia, difuminada expressament per contenir informació empresarial)
En vermell i verd hi ha les modificacions que vaig creure oportú proposar i que contemplaven passos inexistents però imprescindibles o n’escurçaven d’altres, i també algun subprocés que enllaçava amb altres processos.
A banda de la satisfacció personal per una feina reconeguda com a ben feta, el modelatge dels processos va ajudar a detectar algunes mancances i anomalies que “allargaven” excessivament la “ruta” i que, en alguns casos, derivaven en vendes perdudes per haver estat servides fora del termini fixat. Justament, aquests terminis tan curts establerts pel comprador, van ser l’origen de la necessitat d’analitzar els processos, ja que calia saber per què es perdien les vendes, on hi havia les aturades que entretenien les comandes entre 24 i 48 hores, fent que no arribessin en la data prevista, qui era el responsable i, sobretot, com es podia solucionar.
Van ser uns mesos intensos, plens d’entrevistes i observacions, molta documentació consultada i també generada, i algunes discussions, que van acabar amb amplis consensos i alguna mesura draconiana, amb la finalitat de reconduir maneres de fer que no eren les òptimes per al bon funcionament de l’empresa.
La setmana passada va començar el curs A1.1 de llengua russa, he conegut els companys (nou) i hem fet les primeres classes. La Professora, Anna Logínova (Анна Василова Логинова), és encantadora i, sobretot, molt pacient. Crec que aprendré molt, tot i que no serà ràpid.
La llengua russa té moltes peculiaritats, començant per l’alfabet ciríl·lic. Hauré d’acostumar el cervell a interpretar els símbols. A més a més, els russos no escriuen amb lletra d’impremta, tot ho escriuen amb lletra lligada i, és clar, et pots trobar amb coses com aquesta:
Segur que una persona russa pot llegir-ho sense parpellejar, però un aprenent…
ACTUALITZACIÓ (febrer 2019): Mercès a les TIC i al que he après fins ara 😉 crec que aquí hi posa “Лишишься” (Лишишься), que vol dir “perdent”, sembla que vaig avançant amb el coneixement d’aquesta bonica i lògica llengua 🙂
La matrícula a l’Escola Oficial d’Idiomes de Lleida comença al setembre de cada any, i jo acabaré el Grau universitari al gener… amb una mica de càlcul bàsic veig que des del febrer fins al setembre de 2019 tindré el cervell en mode “stand by”, cosa perillosa perquè després de nou anys estudiant potser m’acomodo i començo a veure l’Ana Rosa o la Grisso amb el perill que això suposa per a la meva integritat intel·lectual.
Així doncs, comentant amb el meu amic Lluís, que acaba de finalitzar el C1 d’Alemany, si ens matriculem d’Italià o Rus, hem decidit apostar pel Русский.
D’entrada ens sembla una llengua difícil però molt interessant. A favor nostre hi juga el fet que tots dos tenim el cervell acostumat a estudiar i que tenim poc més de cinquanta anys. Així doncs, ens hem decidit pel Rus… espero no haver-me equivocat, perquè el primer pensament va ser estudiar Italià, una llengua que sembla més amigable per la proximitat lingüística amb el Català. Veurem.
L’Arxiu és el lloc ideal per a entrar en contacte amb tota mena de documentació no electrònica com són cartells, mapes, plànols, pergamins, llibres, documentació administrativa i personal, CDs, DVDs, etc.
La documentació electrònica començarà a arribar als arxius quan sigui una mica més “vella”.
També és el lloc on es pot copsar la realitat que viuen els Arxivers, gent esforçada i professional que fan la seva feina amb el màxim de rigor i amb uns pressuposts minsos.
Personalment, només tinc paraules d’agraïment envers unes grans Persones que m’han acollit amb estima, que m’han ajudat en tot el que els he demanat, m’han transmès els seus coneixements i m’han mostrat les habilitats i capacitats necessàries per a desenvolupar una labor poc recompensada i poc reconeguda… Glòria, Carmina, Xus, Irene, Anna, Anna (2), Rosa i Gerard… moltes gràcies per tot, sou meravelloses! – i meravellós ;). Ha estat un privilegi conviure amb vosaltres.
S’acaba, ara ja ho puc dir. Aquest és el darrer semestre universitari al Grau d’Informació i Documentació de la UOC i comença ple d’oportunitats.
Després d’aconseguir unes molt bones notes, que embelleixen amb orgull el meu expedient, he pogut matricular-me de les darreres quatre assignatures: Organitzacions intensives en coneixement, Enginyeria del programari, Economia i… PRÀCTIQUES!
Les tres assignatures teòriques són molt interessants, principalment les dues primeres perquè toquen temes que m’agraden, sobretot la generació i aprofitament del coneixement generat, però les pràctiques a l’Arxiu Històric de Lleida, m’il·lusionen.
Des del meu acomiadament l’abril de 2016 he estat estudiant de valent i aconseguint unes notes magnífiques, tot fruit de l’esforç personal sense menystenir però, l’ajuda de la família i la bona feina dels docents. Ara, m’enfronto al darrer semestre ple d’il·lusió i optimisme.
No cal dir que espero seguir en la mateixa línia i deixar un expedient del qual estar ben orgullós. Aprofitaré les pràctiques per aprendre el que bonament vulguin ensenyar-me i després… ai!, després…
Després aprofitaré l’estiu per a començar a preparar el millor Treball de Final de Grau que sigui capaç d’elaborar i defensar posteriorment davant del Tribunal, alguna cosa per deixar escrita, generar coneixement útil i aprofitable, un document que no sigui efímer, que perduri mínimament en el temps, fins que es vegi superat per algun altre millor a qui potser haurà ajudat a néixer.
Ja tinc les notes del semestre i només falta fer la mitja amb les proves que es fan a mig mes.
L’esforç ha valgut la pena, ha estat un semestre una mica dur per tot plegat i ha costat treballar les cinc assignatures de les quals em vaig matricular. Ara però, veig una part de la recompensa, 4 notables i un excel·lent de… 10!!!
Sense menystenir l’esforç personal, val a dir que la matèria era interessant i els docents han estat a l’altura.
El següent pas és fer una bona repassada als materials per fer front als exàmens i millorar la nota si fos possible. Després, si tot va com ha d’anar, tornar a matricular-me de cinc assignatures més per al pròxim semestre i així anar apropant-me al final del Grau. Especular més enllà seria temerari i tampoc no cal explicar tots els projectes, si més no avui 😉
Avui he sabut les notes de les dues assignatures d’aquest semestre, un 9 i un 8,7… no està gens malament. Estic content. Potser el 8,7 hauria pogut ser un 9 però per tres dècimes no penso discutir, tinc confiança en la correcció del tutor.
El semestre vinent, que de fet comença demà, em matricularé de 5 assignatures i em llençaré a aconseguir alguna Matrícula d’Honor, si més no ho intentaré, que no sigui per manca de voluntat i esforç. Si finalment no n’aconsegueixo, cap tampoc s’enfonsarà el món, la meva nota mitjana actual és més que bona i estic molt satisfet.
