Aquest post podria considerar-se una segona part del post anterior, perquè quan ja hem tret l’entrellat dels processos, seria recomanable fer un manual de procediments, o com es diu en anglès, un Standard Operating Procedure (SOP).
Un SOP és “un conjunt d’instruccions, pas a pas, compilades per una organització per a ajudar els treballadors a realitzar operacions rutinàries complexes”.
El que es busca és eficiència, qualitat, uniformitat, disminució de les errades i normalització. Tot això, evidentment, no es fa perquè sí, es fa per reduir despeses (relacionades amb els diferents factors) o per incrementar beneficis augmentant la productivitat.
És ben cert que no és obligatori fer un manual de procediments, com tampoc ho és modelar els processos, però també és cert que ajuda molt a saber on són les fugues de l’empresa. Si en un procés determinat es consumeix més temps, mà d’obra, energia o matèria primera del necessari, s’està perdent diners.
Els SOP són documents estructurats i amb poques variacions, el seu format dependrà del sector i el seu suport dependrà de la política documental de l’empresa. El sentit comú aconsella que siguin documents vius i per tant seria millor que s’elaboressin en suport digital, amb la finalitat d’anar modificant el que calgui a mesura que les circumstàncies vagin canviant.
Com en el post anterior, només parlaré de la meva experiència personal, ja que hi ha molta gent experta en el tema, i a Internet es poden trobar bones i nombroses plantilles i excel·lents articles.
Cal advertir però, que en l’empresa on treballo no es va arribar a implementar cap més mesura que la del modelatge de processos. Per raons que no vénen al cas, ens vàrem aturar en aquell pas. No obstant ja havia estat preparant uns esborranys i algun prezi, així doncs exposaré el que vaig fer per si fos d’ajuda per a algú.
Un cop modelats els processos, el següent pas va ser buscar programari que m’ajudés en la tasca. Els requisits eren: que fos open source, gratuït i fàcil d’operar… No vaig saber trobar res.
Com que no volia utilitzar programari privatiu, vaig cercar plantilles lliures per a adaptar-les a les nostres necessitats. Val a dir que hi ha molt material de bona qualitat generat en països de l’Amèrica del Sud, però una molt bona font de recursos la vaig trobar a “iso9001calidad.com“. No he sabut esbrinar de qui depèn, només sé que el nom l’ha registrat algú de Múrcia i que està allotjat a “http://dinahosting.com/”. En tot cas, val la pena visitar-la i explorar els recursos que hi ha.
Així doncs vaig triar una plantilla senzilla (“lo bueno, si breve, dos veces bueno”) amb els següents ítems: títol, departament, data, lloc per a la signatura d’aprovació, objectiu, procediment pas a pas (incloent-hi el disseny BPMN) i observacions, i en vaig fer alguns esborranys adreçats a Direcció.
Com he dit abans, no es va arribar a portar a terme, però va ser una bona experiència d’entrenament per a futures accions, siguin en aquesta empresa o en una altra.
